मानकीकृत फ़ाइलिंग प्रणाली
- क्यों ज़रूरी थी एक एकीकृत फ़ाइलिंग प्रणाली
पैका में, हमारे कामकाज कई स्थानों और कार्यक्षेत्रों में फैले हैं, ऐसे में एक मानकीकृत, पारदर्शी और प्रभावी दस्तावेज़ प्रणाली की आवश्यकता महसूस हुई। इसे पूरा करने के लिए हमने एक मानकीकृत फ़ाइलिंग प्रणाली शुरू की है, जिसका उद्देश्य है एकरूपता लाना, समय की बचत करना, सुरक्षा बढ़ाना और दस्तावेज़ों को आसानी से खोज पाना।
यह प्रणाली केवल फाइलें रखने के लिए नहीं है, बल्कि यह समझदारी से काम करने, बेहतर सहयोग और भ्रम से मुक्ति की दिशा में कदम है।
- इसके पीछे की सोच
इस प्रणाली को डिज़ाइन करने के पीछे हमारे प्रमुख उद्देश्य: • दुनिया भर के सभी कार्यालयों में दस्तावेज़ों को सुव्यवस्थित करना
• दस्तावेज़ों को आसानी से वर्गीकृत करना और ढूंढना
• खोज में लगने वाले समय को घटाकर कार्य प्रवाह को बेहतर बनाना
• डेटा की सुरक्षा और अनुपालन सुनिश्चित करना
• डिजिटल और भौतिक दोनों स्वरूपों में फ़ाइलें बनाए रखना
- कैसे काम करता है:
कोडिंग प्रारूप हमने सभी इकाइयों के लिए एक समान नामकरण व्यवस्था बनाई है। हर व्यावसायिक इकाई एक स्पष्ट और एकरूप फोल्डर कोड का पालन करती है:
| पैका लिमिटेड | पैका ग्वाटेमाला | पैका इंक | पैका इम्पैक्ट लिमिटेड | पैका फाउंडेशन |
| L-001-HR | G-001-HR | I-001-HR | T-001-HR | F-001-HR |
| L-002-RM | G-002-RM | I-002-RM | T-002-RM | F-002-RM |
| L-003-Store | G-003-Store | I-003-Store | T-003-Store | F-003-Store |
| L-004-Sales | G-004-Sales | I-004-Sales | T-004-Sales | F-004-Sales |
| L-005-Finance | G-005-Finance | I-005-Finance | T-005-Finance | F-005-Finance |
| L-006-Tax | G-006-Tax | I-006-Tax | T-006-Tax | F-006-Tax |
| L-007-Secretarial | G-007-Secretarial | I-007-Secretarial | T-007-Secretarial | F-007-Secretarial |
| L-008-IT | G-008-IT | I-008-IT | T-008-IT | F-008-IT |
| L-009-Consultant | G-009-Consultant | I-009-Consultant | T-009-Consultant | F-009-Consultant |
| L-010-Contractor | G-010-Contractor | I-010-Contractor | T-010-Contractor | F-010-Contractor |
| L-011-Associates | G-011-Associates | I-011-Associates | T-011-Associates | F-011-Associates |
| L-012-Association | G-012-Association | I-012-Association | T-012-Association | F-012-Association |
| L-013-Management | G-013-Management | I-013-Management | T-013-Management | F-013-Management |
| L-014-Government | G-014-Government | I-014-Government | T-014-Government | F-014-Government |
| L-015-Legal | G-015-Legal | I-015-Legal | T-015-Legal | F-015-Legal |
| L-016-Land | G-016-Land | I-016-Land | T-016-Land | F-016-Land |
| L-017-Project | G-017-Project | I-017-Project | T-017-Project | F-017-Project |
| L-018-R&D | G-018-R&D | I-018-R&D | T-018-R&D | F-018-R&D |
| L-019-Production | G-019-Production | I-019-Production | T-019-Production | F-019-Production |
| L-020-Engineering | G-020-Engineering | I-020-Engineering | T-020-Engineering | F-020-Engineering |
| L-021-Innovation | G-021-Innovation | I-021-Innovation | T-021-Innovation | F-021-Innovation |
| L-022-Energy | G-022-Energy | I-022-Energy | T-022-Energy | F-022-Energy |
| L-023-Amrit Arjan | G-023-Amrit Arjan | I-023-Amrit Arjan | T-023-Amrit Arjan | F-023-Amrit Arjan |
| L-024-Multimedia | G-024-Multimedia | I-024-Multimedia | T-024-Multimedia | F-024-Multimedia |
| L-025-Brand & Marketing | G-025-Brand & Marketing | I-025-Brand & Marketing | T-025-Brand & Marketing | F-025-Brand & Marketing |
| L-026-Admin | G-026-Admin | I-026-Admin | T-026-Admin | F-026-Admin |
यह प्रारूप सभी टीमों में परिचित संरचना सुनिश्चित करता है और विभिन्न इकाइयों में फोल्डर संरचना समझने में लगने वाला समय बचाता है। यह फाइल की पहचान को भी आसान बनाता है।
- इसे कैसे लागू किया गया
हमने इसे Microsoft OneDrive में एकीकृत किया है, जिससे:
- संबंधित टीम फोल्डरों का त्वरित एक्सेस सेटअप संभव हुआ
• फाइलें स्वचालित रूप से सेव और सिंक होती हैं
• मैन्युअल अपलोड या डुप्लीकेशन की आवश्यकता नहीं रहती
- फ़ाइलिंग प्रणाली के नियमित उपयोग को सुनिश्चित करना
- फ़ाइल एक्सप्लोरर में निर्धारित फोल्डरों को पिन करें ताकि उन्हें आसानी से एक्सेस किया जा सके
- कैसे करें?
आपको MS Teams में Shared View पर उस टीम का Pakka Team Folder शेयर किया जाएगा, जिससे आप संबंधित हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप HR टीम में हैं, तो आपको L-001-HR नाम का फोल्डर मिलेगा। यदि आप Sales टीम में हैं, तो आपको L-004-Sales नाम का फोल्डर मिलेगा।
- फोल्डर पर राइट क्लिक करें, फिर ‘Add shortcut to OneDrive > My Files’ या ‘Add shortcut to My Files’ चुनें।
- अब आप इसे My Files व्यू और सीधे File Explorer में एक्सेस कर सकते हैं।
- फ़ाइल एक्सप्लोरर खोलें।
- OneDrive फोल्डर में अपनी टीम फ़ाइल ढूंढें और उस पर राइट क्लिक करें।
- ‘Pin to quick access’ पर क्लिक करें ताकि नेविगेशन आसान हो और फ़ाइल सेव करने के लिए फ़ोल्डर जल्दी खुलें।
- अब ये फोल्डर बाईं ओर नेविगेशन पैन में दिखाई देंगे।
हर टीम सदस्य को अपने फोल्डरों का क्विक एक्सेस सेट करना चाहिए और इस प्रणाली का दैनिक उपयोग शुरू करना चाहिए।
फाइल सही रखें, फटाफट पाएं।
- फ़ाइलिंग प्रणाली के लाभ
- दस्तावेज़ों को खोजने और पुनः प्राप्त करने में समय की बचत
• मानकीकृत प्रारूप से वर्गीकरण आसान होता है
• बेहतर दस्तावेज़ सुरक्षा
• विभिन्न इकाइयों में सहज सहयोग
• कम वर्कफ़्लो त्रुटियाँ और गुम फाइलें
- अगर हम यह न अपनाएं तो?
बिना किसी उचित प्रणाली के, टीमों को होती हैं:
- गुम या खोई हुई फाइलें
• समय की बर्बादी
• अव्यवस्था और भ्रम
• अनुपालन और ऑडिट में कठिनाई
- आपकी भूमिका
हम हर टीम सदस्य से अनुरोध करते हैं कि वे हर दस्तावेज़—नया हो या पुराना—इस प्रणाली के अनुसार सेव करें। अपना OneDrive सेट करें। कोड्स का पालन करें। फाइल सेव करें। एकरूपता बनाए रखें।
हर फ़ाइल सही जगह – हर टीम एक पेज पर!
चलिए, साथ मिलकर डॉक्युमेंटेशन को बनाएं और भी स्मार्ट!